INTRODUCCION
La contabilidad cuenta con unos instrumentos
materiales en los que se recogen las operaciones que se efectúan diariamente en
un negocio y que afectan a su propio patrimonio. Estos instrumentos son los
Libros de Contabilidad.
Los libros de
Contabilidad se pueden considerar como el arma principal de la Administración
ya que sirven como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las
decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad,
determinará diariamente el volumen de su negocio. Por ello cada negocio aplica ciertos
sistemas de registro ya sea manual, mecanizado o electrónico.
CAPITULO I
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
1. CONCEPTO.-
Son libros
especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y
justificada las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa, a fin
de conocer la situación económica financiera de la misma en un determinado
periodo de tiempo. Se constituye una herramienta fundamental que utiliza cada
contribuyente para acreditar sus operaciones además de sustentar el
cumplimiento adecuado de sus obligaciones.
2.
IMPORTANCIA.-
Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica
del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones
mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas; en lo económico en
base a los datos que nos proporcionarse podrán realizar proyecciones de acuerdo
a una toma de decisiones coherente. Su importancia radica:
2.1 PARA LA EMPRESA:
a.
Faculta
el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
b.
Nos
dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un período
determinado de tiempo.
c.
Sirven
de sustentación y prueba de que las
operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello
determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
2.2 PARA LA ADMINISTRACION
TRIBUTARIA:
Los libros y registros son importantes porque sirven
para la determinación de las obligaciones tributarias ya que a través de las
operaciones registradas en cada libro o registro tributario se puede verificar
la buena o la mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchos de los
casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello que mediante el
Art.87 del TUO del Código Tributario se ha determinado que:
“Los administradores están en la obligación de
facilitar las labores de fiscalización llevando los libros de contabilidad u
otros registros exigidos por ley registrando las operaciones y actividades que
se vinculan con la tributación conforme a lo establecido en las normas
pertinentes”.
3. CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
El art 33 del Código de Comercio regula los
principales aspectos sobre contabilidad,
estableciendo los libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
3.1 CLASIFICACIÓN
LEGAL
LIBROS
Y REGISTROS PRINCIPALES
- Libro de inventarios y Balances
- Libro
Diario
-Libro Mayor
Balance de
Comprobación
LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS:
-Registro de Compras
-Registro de Ventas e Ingresos
-Libro de Caja y Bancos
-Registro de Control de Inventario
-Registro del Activo Fijo
-Registro de Percepciones
-Registro de Consignaciones
-Registro de Costos
-Otros
3.2
CLASIFICACION TRIBUTARIA
Según la
R.S. N° 234-2006-SUNAT
1.
Libro
Caja y Bancos
2.
Libro
de Ingresos y Gastos
3.
Libro
de Inventarios y Balances
4.
Libro
de Retenciones
5.
Libro
Diario
6.
Libro
Mayor
7.
Registro
de Activos Fijos
8.
Registro
de Compras
9.
Registro
de Consignación
10. Registro de Costos
11. Registro de Huéspedes
12. Registro de Inventarios en Unidades Permanentes
13. Registro de Inventario Permanente Valorizado
14. Registro de Ventas e Ingresos
15. Registro de Ventas e Ingresos Art. 23 R.S.
266-2004-SUNAT
16. Registro de Régimen de Percepciones
17. Registro del Régimen de Retenciones
18. Registro de Retenciones Art. 77 Impuesto a la Renta
19. Registro de IVAP
20. Registro Auxiliar de Adquisiciones Art. 8 R.S.
022-98/SUNAT
21. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er
párrafo Art.5 R.S.0.21-99/SUNAT
22. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er
párrafo Art.5 R.S.142-01/SUNAT
23. Registro
Auxiliar de Adquisiciones Inciso C, 1er. párrafo. Art. 5 R.S.256-04/ SUNAT
24. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er
párrafo. Art. 5 R.S. 257-04/SUNAT
25. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso C, 1er
párrafo. Art. 5 R.S. 258-04/SUNAT
26. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er
párrafo. Art. 5 R.S. 255-04/SUNAT
27. Libro de Actas de la E.I.R. Ltda.
28. Libro de Actas de la Empresa General de Accionistas
29. Libro de Actas del Directorio
30. Libro de matrícula de Acciones
31. Libro de Planillas
Así mismo los
contribuyentes podrán optar por llevar otros libros y registros distintos a los
señalados anteriormente según las necesidades de la empresa, previamente se
dará a conocer a la SUNAT sobre tal determinación.
LIBROS PRINCIPALES
Representan la
columna vertebral de todo sistema contable, son la base para la formulación de
los Estados Financieros, en ellos se registra la información diaria recibida de
los libros auxiliares.
LIBROS AUXILIARES
Son libros
clasificados, como complementarios, es decir, que auxilian a los libros
principales.
OBLIGATORIOS
En ellos se
anotan las operaciones diarias que pueda tener la empresa.
VOLUNTARIOS
Como su nombre
lo indica son voluntarios a fin de mejorar el aspecto administrativo
facilitando la toma de decisiones.
4.
PERSONAS
OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD
De acuerdo con la legislación peruana, la obligación
de llevar libros de contabilidad es como sigue:
El artículo 65° del TUO de la ley del impuesto a la
Renta detalla la relación de los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios que deberán llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados en función a la categoría de renta
que genere así como según los ingresos y rentas brutas anuales que hayan
obtenido.
Los perceptores de rentas de Tercera Categoría que
generen ingresos brutos anuales desde 150UIT hasta 1700 UIT deberán llevar los
libros y registros contables de conformidad con lo que establezca la SUNAT.
Los demás perceptores de rentas de Tercera
Categoría, es decir, aquellos que
generen ingresos brutos anuales mayores a 1700 UIT están obligados a llevar
contabilidad completa.
Mientras que los mismos contribuyentes, cuyos
ingresos brutos anuales no superen las 150UIT, seguirán estando obligados a
llevar como mínimo un Registro de Compras, Registro de Ventas y el Libro Diario
de Formato Simplificado.
5.
DISPOSICIONES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
a. Se deben
llevar en castellano y en moneda nacional.
b. Se deben conservar en el domicilio fiscal. Para
los libros de Inventarios y Balances (en el Régimen Especial del Impuesto a la
Renta), Diario, Caja, Mayor, es infracción llevarlos con atraso mayor a tres
meses. Para los Registros de Ventas y de Compras, el plazo máximo de atraso es
de solo 10 días. Ese plazo tan corto es para que la SUNAT pueda controlar mejor
el Impuesto General a las Ventas.
c. En caso de pérdida o de destrucción de los
libraos por siniestro, se hará la denuncia policial y se informará del hecho a
la SUNAT. De todas formas se deberá rehacerlos libros perdidos.
d. En el caso de empresas que cambien de nombre o
razón social, podrán si lo desean, abrir nuevos libros o continuar usando los
libros existentes, hasta su terminación. Esto es válido para las personas
jurídicas.
e. En el caso de sucesiones indivisas, se puede
continuar con los libros existentes, hasta su terminación.
f. Para efectos tributarios se deberán conservar
durante el tiempo en que el tributo no este prescrito; es decir, mientras la autoridad
tributaria pueda requerir los respectivos libros o registros.
6. FOLIACION
DE LOS LIBROS CONTABLES
Se denomina
folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de
contabilidad. Existen dos clases de foliación:
Foliación
Simple:
Cada registro
tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejm: 1, 2, 3, 4, etc.
Foliación
Compuesta o Doble:
La numeración
correlativa de las páginas van de dos en dos. Ejm: 1-1,2-2,3-3, etc.
7. LEGALIZACION.
Según el Art.
3 de la R.S. Nº 234-2006/ SUNAT indica que los libros de contabilidad
vinculados a asuntos tributarios deben de estar legalizados debidamente, ante
un Notario Público o Juez de Paz cuando corresponda de la provincia en la que
se encuentre el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las
provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada
por los Notarios de dichas provincias.
La
legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja del libro o
primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está
llevada en forma simple
a.
Número
de RUC
b.
Número
de legalización asignado por el Notario o Juez según sea el caso.
c.
Apellidos
y nombres, denominación o Razón Social
del deudor tributario
d.
Denominación
del libro o registro
e.
Número
de folios de que consta
f.
Fecha
y lugar en que se otorga
g.
Sello
o firma del Notario o Juez según sea el caso
No existe un plazo determinado para efectuar la
legalización pero se debe tener en cuenta el plazo máximo establecido para el
momento de su registro, ya que deben ser legalizados antes de su uso.
De acuerdo a los sistemas de contabilidad a
emplearse, la legalización observa las siguientes formas:
a.
Manual: En estos caso los libros son empastados por
consiguiente la constancia de legalización será registrada en la primera hoja
procediendo luego a sellar todas las hojas del libro o registros, las mismas
que deberán estar debidamente foliadas.
b.
Computarizado: En estos casos se debe proyectar o calcular el
número de hojas a utilizar por cada libro, para
luego proceder a su foliación sellándose y firmando cada una de ellas
procediéndose a su legalización, posteriormente se deberá empastar las hojas
respectivas.
c.
Electrónico: Con la implantación del sistema electrónico, la
legalización no es necesaria en vista que
la descarga de los libros y registros a través de este medio se dará por
cumplido. En cuanto a los plazos máximos de atraso para su registro en este
sistema se siguen manteniendo según lo
previsto por las normas legales
respectivas.
8.
PROHIBICIONES
a. No
alterar orden cronológico de operaciones.
b. No
dejar renglones en blanco. De hacerlo, inutilizarlos.
c. No
hacer raspaduras o enmiendas.
d. No
arrancar los folios u hojas de los libros
CAPITULO II
1.
SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE
Es un conjunto de métodos y procedimientos que se
emplea para recabar, clasificar y presentar la información financiera de una
empresa a fin de tomar decisiones en lo posterior. Toda la información contable
la podemos recabar a través de los diferentes sistemas de registro que se
utilizan como puede ser manual, computarizado a electrónico. Una vez elegido el
sistema de contabilidad no podrá ser variado en el curso del ejercicio hasta el
hasta el ejercicio siguiente:
1.1 SISTEMA MANUAL
Este es un
procedimiento de registro contable que todavía esta vigente en nuestro país por
la diversidad de empresas que existen, ya que no se acostumbran o adaptan a los
nuevos sistemas de registros.
Los registros
llevados a mano funcionan de una manera razonable cuando los datos obtenidos y
recopilados son relativamente pequeños, pero en una empresa grande la situación
es diferente, el proceso manual se convierte en costoso y lento, en sí los
libros contables resultan siendo ineficientes, no satisfacen en forma rápida
las necesidades empresariales.
1.2 SISTEMA COMPUTARIZADO
El registro de
datos y obtención de la información lo realizamos a través de una computadora
cuyas instrucciones que utiliza se derivan de un programa llamado software, el
cual consiste en una serie de programas que hace que la computadora realice el
trabajo deseado, el software de contabilidad, acepta, edita y almacena datos de
operaciones y genera los informes que utilizan los administradores para manejar
el negocio.
El sistema
computarizado paulatinamente va remplazando al sistema manual porque presenta
ciertas ventajas que lo hacen más asequible ya que simplifican el proceso de
registro de los libros contables.
1.3 SISTEMA
ELECTRONICO
A través de la
Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT de fecha 31 de diciembre de
2009 se estableció como tercera opción el llevado de libros y registros
vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica cuya información también
está ligada a un programa de software el cual
debe ser llevado por la SUNAT mercaderías para la venta, sus muebles y
equipos, créditos a su favor, facturas y otros documentos por cobrar, etc.
2.
SISTEMAS
DE CONTABILIDAD
Todo proceso contable, tiene
un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad
sean estos principales o auxiliares.
Estos libros o instrumentos
materiales están conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia
lógica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los
hechos se producen, se van registrando en los libros de Contabilidad los
elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido
en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso
contable sigue, se basa en el siguiente esquema:
Veamos la importancia que
tienen los libros y registros vinculados a asuntos tributarios en el proceso
contable.
ü Los
libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro
Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable.
ü Los
auxiliares como Registro de Compras, Registro de Ventas, Caja, etc., sirven de
complemento al proceso contable según la importancia o potestad que se les dé
en la empresa.
ü El
balance de comprobación representa la hoja de enlace entre los libros contables
y los Estados Financieros.
ü Los
Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio
contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo pérdidas o ganancias y en
qué condiciones patrimoniales se encuentran.
ü Todo
proceso contable se basa en un periodo económico de tiempo determinado el cual
se inicia el 1 de Enero de cada año, con la apertura del Libro de Inventarios y
Balances y termina el 31 de Diciembre del mismo año, con la formulación de los
estados financieros y notas a los mismos; éstas últimas serán remitidas a la
Superintendencia Nacional de Mercados y Valores SMV (ex CONASEV)
3.
EL
CICLO DE LA CONTABILIDAD
Las etapas del ciclo de la
contabilidad pueden expresarse así:
a.
Recolección de información (comprobantes de
pago y otros documentos).
b.
Registro de las operaciones en los libros y
registros contables.
c.
Análisis y corrección de la información
registrada.
d.
Presentación de información financiera en los
Estados Financieros.
El
más importante de todos los libros es el Diario. Todas las operaciones deberán
llegar a este libro. Otras operaciones se anotaran primero en otros libros pero
luego, indefectiblemente, llegaran al Diario. El diario recibirá también los
ajustes y correcciones. Luego, el Libro Mayor procesa la información del
Diario, determinando los saldos de todas las cuentas. Teniendo ya todos los
saldos finales es posible preparar la información financiera que se condensa en
unos cuadros llamados Estados Financieros.
CONCLUSIONES
El
mundo de los negocios ha tenido cambios profundos originados por la globalización,
la economía de libre mercado y la tecnología ante la cual los directores de
empresas, tienen que ser actores del cambio, conduciendo a los negocios a la
conquista del éxito mediante la transformación administrativa, para ello se ha
diseñado los nuevos libros y registros vinculados a asuntos tributarios
mediante Resolución de Superintendencia N° 234/2006/SUNAT los cuales tienen
vigencia a partir del 1 de enero del 2010, de esta forma las empresas mantienen
un mejor control sobre sus negocios y al Estado se le facilita la supervisión tributaria
sobre las mismas.
BIBLIOGRAFIA
1. Zeballos,Erly,
(Marzo 2013) “Contabilidad General”
2. Zans,Walter,(Mayo
2013) “Contabilidad Básica I”
Gracias Muy buena información
ResponderEliminarthanks very well
ResponderEliminaruna consulta ¿Porque es importante el libro de inventarios y balances para el usuario de la infromacion financiera ?
ResponderEliminarthanks very well.
ResponderEliminarmuy buena información me servira para un trabajo